תכנון פעילות לצוות מפגיש בדרך כלל שני רצונות שונים: מצד אחד, הרצון לתת לאנשים הפוגה נעימה שכוללת אוכל טוב, מקום מעניין וזמן לדבר;
מצד שני, הרצון ליצור פעילות שתגרום להם לזוז, לשתף פעולה ולדבר גם עם קולגות שהם כמעט לא פוגשים בשגרה.
הנטייה המקובלת היא לבחור באחת משתי דרכים נפרדות: לצאת לארוחה או לסיור טעימות שקט, או לחלופין לסגור משחק קבוצתי מובנה.
אבל לא תמיד חייבים לבחור בין השניים.
פעילות שמשלבת טעימות, תוכן ומשימות יכולה ליהנות משני הכיוונים, כל עוד בונים אותה בקצב שלא מעמיס על המשתתפים.
כדי שזה יצליח, צריך להבין מה התפקיד של כל מרכיב ואיך מחברים ביניהם בלי להעמיס על לוח הזמנים.
מתי סיור טעימות לבדו פחות מתאים למטרה
אוכל הוא נקודת התחלה מצוינת לכל מפגש.
כשאנשים יושבים סביב שולחן או עוצרים יחד ליד דוכן, נוצרת שיחה באופן טבעי.
בסיור טעימות, האוכל עצמו כבר נותן לאנשים סיבה לעצור ולדבר, וזה יכול להספיק בהחלט לצוות קטן שמכיר היטב ורוצה בעיקר לבלות יחד.
האתגר מתחיל כאשר מדובר בקבוצות גדולות יותר, או באירועים שבהם נפגשים אנשים מכמה מחלקות שונות.
במצבים כאלה קל מאוד להישאר עם האנשים שכבר מכירים.
אנשי הפיתוח עשויים למצוא את עצמם שוב עם אנשי הפיתוח, אנשי השיווק עם אנשי השיווק, ובסוף יום הגיבוש לא בהכרח יצר הרבה מפגשים חדשים.
בסיור שמבוסס בעיקר על הליכה, טעימות והסברים, לא תמיד נוצרת סיבה טבעית לערבב בין האנשים בקבוצה.
הם נהנים מהמנות ומהמידע, אך אין להם סיבה ממשית לפנות למישהו שהם אינם מכירים היטב.
אין כאן בעיה באיכות האוכל או בהדרכה; פשוט אין בו בהכרח משהו שגורם לאנשים שלא מכירים זה את זה להתחיל לפעול יחד.
מה משתנה כשמכניסים משימות לתוך המסלול
משימה משותפת מספקת תירוץ פשוט לדבר.
ברגע שמחלקים קבוצה לצוותים מעורבים ונותנים להם משימה ברורה שלא קשורה לעבודה, הדינמיקה משתנה מיד.
יש הבדל גדול בין ניסיון מאולץ "להפעיל" עובדים לבין מתן משימה פשוטה שיוצרת עשייה משותפת.
כאשר כמה משתתפים צריכים, למשל, למצוא פרט בשטח, לענות על שאלה קצרה או לקבל החלטה משותפת, כבר יש להם סיבה טבעית לדבר ולעבוד יחד.
כך השיחה לא צריכה להתחיל משום מקום - כבר יש לצוות משהו לעשות ולפתור יחד.
במקום לחשוב על מה לדבר בעמידה ליד הדוכן, תשומת הלב מופנית לפתרון האתגר.
תחרותיות במינון הנכון
תחרות בין צוותים יכולה להכניס קצב והומור לפעילות, אבל רק כל עוד שומרים על מינון מתאים.
אם המשימות הופכות למרוץ אגרסיבי נגד השעון, המשתתפים עלולים להתרכז רק בניקוד, למהר מתחנה לתחנה ולפספס את האוכל ואת ההסברים.
המטרה של המשחק היא לשרת את המפגש בין האנשים, ולא להפוך לעוד משימה שצריך להצטיין בה.
לכן, עדיף להשתמש במשימות קצרות, בניקוד סמלי ובשאלות שמבוססות על הגיון והתבוננות, ולא על מאמץ פיזי מוגזם.
כשהתחרות נשארת קלילה, הניקוד נותן למשימות מטרה בלי להפוך את כל הפעילות למרוץ.
אפשר להתחרות, להשוות תוצאות ולהמשיך הלאה בלי שהניצחון יהפוך לדבר המרכזי ביום.
המסגרת המשחקית נותנת עניין, אך משאירה מקום ליהנות מהסביבה ומהאוכל בלי לחץ מיותר.
איך מחברים אוכל, תוכן ומשחק בלי להעמיס
האתגר המרכזי בבניית פעילות משולבת הוא ניהול הזמן והקצב.
הנטייה להעמיס על כל תחנה גם הסבר ארוך, גם מנה גדולה וגם משימה מורכבת עלולה ליצור עייפות ובלבול.
במקום לנסות להכניס בכל תחנה גם טעימה, גם הסבר וגם משימה, עדיף לתת בכל שלב מקום לדבר המרכזי שקורה בו.
יכולה להיות עצירה שבה בעיקר אוכלים ומדברים, אחריה משימה קצרה בתנועה, ובהמשך סיפור או הסבר שקשור למקום.
דווקא השינוי בקצב מונע תחושה שכל שתי דקות צריך לבצע משהו חדש.
המעברים בין השלבים חשובים לא פחות מהתחנות עצמן.
גם זמן שבו לא מתרחשת משימה הוא חלק מהפעילות.
צריך להשאיר למשתתפים מקום להסתכל סביב, לדבר, לשתות או פשוט ליהנות מהשוק בלי לעבור מיד לדבר הבא.
האוכל כחלק מהמהלך ולא כפרס
טעות נוספת בתכנון פעילויות משולבות היא התייחסות לטעימות כאל פרס שמקבלים רק בסיום מוצלח של משימה.
גישה כזו גורמת לאוכל להרגיש כמו תוספת חיצונית ולא כחלק מרכזי מהיום.
בפעילות מאוזנת, האוכל והתוכן שזורים זה בזה.
טעימה של מאפה או תבלין יכולה להוות בעצמה את הרקע למשימה הבאה, או לשמש כנקודת עצירה שממנה ממשיכים לשיחה.
זו בדיוק הסיבה שפורמטים כמו
משחקי השוק רלוונטיים כשמחפשים פעילות שלא מסתכמת רק בטעימות או רק במשחק.
לפני שבוחרים בפורמט כזה, כדאי לבדוק מה בפועל כולל המסלול, איך מתחלק הזמן בין המשימות, האוכל והתוכן, והאם היחס ביניהם מתאים לאופי הקבוצה.
למי מתאימה פעילות משולבת ולמי עדיף סיור רגיל
שילוב של תוכן, אוכל ומשימות אינו מתאים לכל קבוצה, וכדאי להגדיר מראש את הצרכים לפני שמחליטים על אופי האירוע.
הפורמט המשולב מתאים במיוחד כאשר:
לעומת זאת, עדיף לבחור בסיור טעימות רגיל כאשר:
- הצוות קטן, מגובש ומחפש בעיקר לשבת יחד, לאכול בשקט ולשוחח.
- המשתתפים מעוניינים בעיקר בטעימות, בסיפורים ובהיכרות עם השוק, ופחות מחפשים משימות או תחרות.
- הקבוצה כוללת אנשים שאינם מעוניינים לקחת חלק בתחרויות או במשחקים, ומעדיפים פעילות רגועה יותר.
התאמת הפורמט למטרת המפגש
לפני שבוחרים את סוג הפעילות, כדאי לשאול מה בעצם רוצים שיקרה בין האנשים במהלך היום.
אין צורך להעמיס משימות רק כדי שהאירוע ייראה "מלא", בדיוק כפי שאין סיבה להסתפק רק בישיבה פסיבית אם רוצים לגרום לאנשים ממחלקות שונות לדבר ולעבוד יחד.
לכן השאלה היא לא כמה דברים אפשר לדחוס ליום אחד, אלא מה רוצים שהאנשים יעשו יחד.
אם המטרה היא בעיקר לאכול, להסתובב ולשמוע סיפורים, אין סיבה להוסיף משחק רק כדי לסמן וי על "גיבוש".
אם רוצים שהמשתתפים גם יתערבבו, יפעלו בקבוצות ויקבלו סיבה לדבר עם אנשים שהם פחות מכירים, משימות יכולות להוסיף בדיוק את החלק הזה.
הבחירה הטובה היא זו שמתאימה לצוות, לא זו שנראית הכי עמוסה על הנייר.
